各院部：
2016届毕业生即将离校，现将档案整理工作的有关注意事项通知如下：
1、各院（部）的毕业生档案要严格按照《山东工商学院学生档案管理办法》整理归档；
2、各院（部）要严格按照毕业生档案总表（附件一）第一列标注的档案号对毕业生档案进行编号，填写在档案袋指定的位置，并认真填写档案袋背面的相关信息（字迹务必工整清晰）；
3、装档时，装档人要根据档案目录认真核对学生档案材料，逐条用数字标清份数，要严格按照档案目录顺序将各项材料依次排好装档，并在装档人一栏签字确认；
4、毕业生在校期间所获省级（含）以上奖励材料可装入档案，各院（部）要严格把关；
5、学生的处分材料由学生工作处统一审核、装档；
6、需要缓发的毕业生档案，要有相关的材料说明，由学生工作处统一审核、封存；需要提前转递的，院（部）学工办出具无处分证明，由学生工作处密封后，学生本人自行联系转递方式；
7、各院（部）将毕业生档案整理完毕后，按编号由小到大的次序以班级为单位排好，以院（部）为单位打印档案交接明细，一式三份（附件二），于6月30日前统一交学生工作处，并办理档案转接手续；
8、各院（部）务必通知到每一名毕业生务必按照报到证规定的期限办理报到手续，在7月25日—8月10日间查询、落实自己的档案去向；
9、所有毕业生档案无需密封，交学生工作处后统一验档、封档、转递，其他任何单位和个人不得私自转递毕业生档案。
学生工作处
2016年6月8日
