各学院:
为确保2024届毕业生档案及时、准确转递,现就有关事项通知如下:
1.要严格按照《山东工商学院学生档案管理办法》整理归档;
2.要严格按照2024届毕业生档案顺序(附件一)第一列标注的档案编号对毕业生档案进行编号,填写在档案袋指定的位置,并认真填写档案袋正反面的相关信息(字迹务必工整清晰,禁止涂改);
3.装档时,装档人(辅导员)要根据档案材料目录认真逐条核实学生档案材料,要严格按照档案材料目录顺序将各项材料依次排好装档,并在装档人一栏签字确认(辅导员姓名),填写装档日期;
4.毕业生在校期间所获校级(含)以上奖励材料可装入档案,各学院要严格把关;学生的处分材料及解除处分材料(在材料首页左上角标明档案编号)单独整理好,交由学工部统一审核、装档;
5.党员档案须加盖院部党委章密封;
6.需要缓发的毕业生档案,要有相关的材料说明,由学工部统一审核、封存;需要提前转递的,由辅导员持相关转档证明至学工部办理;
7.毕业生档案整理完毕后,按编号由小到大的次序排好,以学院为单位打印档案交接明细,一式三份(附件二),于7月14日-16日将纸质版、电子版一同交学生事务中心大厅,并由辅导员办理交接手续;
8.各学院要认真统计学生手机号码,填写在交接明细表的联系电话一栏;学生档案地址不详细(如只有单位名称)或需要修改的,以学院为单位统计好,交档时一并交纸质版、电子版;
9.务必通知到每一名毕业生登记的本人手机号在9月1日前不要停用,保持信息畅通,以备邮递员联系;在8月1日—9月1日期间务必落实自己的档案去向。网络查询:山东省高校毕业生就业信息网;微信查询:山商学生微信平台;电话查询:0535—6902865;
10.所有毕业生档案无需密封,交学工部后统一验档、封档、转递,任何单位和个人不得私自转递毕业生档案。
党委学生工作部
2024年7月14日